“Chỉ cần ngồi nhà và thu tiền” là nhận định của nhiều người về công việc cho thuê tài sản. Dưới góc nhìn này, cho thuê tài sản là nghề vừa dễ dàng, vừa giúp chủ nhà làm giàu nhanh chóng. Sự thật đằng sau cái mác “hái ra tiền” liệu có đơn giản như thế? Tìm hiểu các bước vận hành tài sản cho thuê ngay trong bài viết dưới đây.

Khó khăn của việc vận hành tài sản cho thuê  

Tưởng tượng bạn mới xây xong một căn nhà. Số vốn bạn bỏ ra cho nó hẳn là không hề nhỏ. Tương tự như vậy, nghề cho thuê tài sản thường đòi hỏi người chủ thuê bỏ ra số vốn ban đầu rất lớn. Dù bạn cho thuê văn phòng, nhà trọ hay cả một tòa nhà, điều đầu tiên bạn cần luôn là một số vốn khổng lồ.

Để lấy lại số vốn này và bắt đầu sinh lời, bạn cần tìm ra phương pháp vận dụng thật tốt tài sản mình có. Việc này đặt ra cho người chủ tài sản bài toán: làm sao để tối đa hóa công năng của tòa nhà? Các phòng trọ đã được lấp đầy chưa? Khách hàng nào đã tới kỳ thanh toán? Đâu là công tác bảo trì, sửa chữa…?

Có rất nhiều câu hỏi một người chủ thuê cần phải trả lời. Các bước vận hành tài sản cho thuê căn bản sau đây sẽ phần nào giúp ích cho bạn.

Các bước vận hành tài sản cho thuê

1.    Quản lý hệ thống điện, nước, an ninh… của tòa nhà

Để tòa nhà vận hành trơn tru, đầu tiên các hệ thống điện, nước, wifi… cần phải hoạt động tốt và được sửa chữa ngay khi có sự cố. Một gián đoạn nhỏ trong hệ thống có thể ảnh hưởng đến cả tòa nhà. Vì thế, người chủ thuê cần bảo trì hệ thống điện, nước sinh hoạt theo định kỳ và có biện pháp khắc phục phòng hờ khi sự cố xảy ra.

Bên cạnh các yếu tố như điện nước, các tòa nhà lớn còn có hệ thống thang máy, chỗ gửi xe, các thiết bị phòng cháy chữa cháy cùng rất nhiều các thiết bị khác. Quy mô càng lớn, hệ thống bên trong tòa nhà càng phức tạp. Chính vì vậy, các tòa nhà lớn thường có quy trình quản lý chuỗi hệ thống chi tiết, cụ thể.

Ngoài các hệ thống mang tính kỹ thuật ra, chủ cho thuê cũng cần lưu tâm đến phần vệ sinh và an ninh tòa nhà. Đảm bảo sạch sẽ và an toàn là điều kiện để khách thuê nhà có thể yên tâm sống.

2.    Quản lý khách hàng thuê nhà

Khách thuê là nguồn doanh thu chính yếu của người chủ thuê. Do đó, quản lý tốt nhóm khách thuê nhà là một công việc thiết yếu. Sau đây là một vài lưu ý người chủ thuê có thể cân nhắc:

• Lập một danh sách các khách thuê nhà.
• Danh sách này cần bao gồm các thông tin chi tiết như họ tên, địa chỉ người thuê, khu vực thuê, ngày đặt cọc… Nắm rõ những điều này giúp chủ nhà thu tiền thuê đúng hạn và lên kế hoạch cho các hợp đồng thuê mới.
• Luôn lắng nghe ý kiến phản hồi của người thuê.
• Đáp ứng nhu cầu của người thuê nhà là yếu tố quan trọng để chủ thuê có được mối khách hàng lâu dài, đảm bảo nguồn doanh thu đều đặn. Nhiều khách hàng bỏ đi vì cho rằng họ bị đối xử tệ bạc và không được lắng nghe. Hãy tích cực lắng nghe khách hàng và đáp ứng nhu cầu của họ trong khả năng của bạn.
• Ghi nhớ rằng không phải khách hàng thuê nào cũng tốt
• Có những khách thuê làm ăn uy tín và trả tiền đúng hạn, thì cũng có người không. Theo dõi danh sách người thuê một thời gian, chủ thuê có thể phân biệt đâu là khách hàng tốt, đâu là khách hàng xấu để duy trì, phát triển hay tiến hành hủy hợp đồng cho thuê.
• Ngoài ra, bạn cũng nên tận tình hướng dẫn khách hàng khi làm hợp đồng. Các tòa nhà lớn cần có bộ phận hành chính chuyên lo việc giấy tờ và xử lý các vấn đề liên quan đến hợp đồng.

3.    Quản lý nguồn chi phí và doanh thu của tòa nhà

Kinh doanh tài sản cho thuê sẽ không có ý nghĩa gì nếu không sinh ra lợi nhuận. Để đảm bảo công tác vận hành hàng tháng có sinh lời, người chủ cho thuê cần theo dõi chặt chẽ các chi phí và nguồn thu xoay xung quanh tòa nhà. Ở đây liệt kê nguồn thu chủ yếu của người chủ thuê và các chi phí vận hành liên quan:

Nguồn doanh thu: Tiền thuê nhà của khách thuê.

Các chi phí:

• Chi phí điện, nước, wifi… sinh hoạt
•  Chi phí bảo trì và sửa chữa các hệ thống trong tòa nhà
• Chi phi thuê nhân viên bảo vệ, nhân viên dọn vệ sinh, nhân viên giữ xe…
• Chi phí trả cho các bên trung gian
•  …
• Thuế

Lưu ý rằng chủ thuê nhà có thể phân chia chi phí ra thành hai hạng mục: cố định và biến đổi. Chi phí cố định là một khoản không đổi phải trả hằng tháng như bảo trì, tiền lương… Còn chi phí phát sinh thay đổi tùy theo khối lượng sử dụng như tiền điện nước…

Làm cách nào để vận hành tài sản cho thuê hiệu quả?

Câu trả lời tùy vào quy mô của tòa nhà cho thuê. Một nhà trọ nhỏ chỉ cần một cuốn sổ, cây bút hoặc file Excel, trong khi khu chung cư hay khu văn phòng có thể cần đến một phần mềm quản lý.

Trên đây là các bước vận hành tài sản cho thuê. Hy vọng những kiến thức được chia sẻ trong bài viết này có thể giúp đỡ phần nào cho bạn đọc!